Poslovna saradnja između kompanija iz različitih država ne zavisi samo od kvalitetne ponude, pouzdanih partnera i dobro definisanih komercijalnih uslova. Veliki deo procesa čini dokumentacija koja mora biti razumljiva, pravno odgovarajuća i prihvatljiva institucijama obe zemlje. Iako su srpski i hrvatski jezik veoma slični, ta sličnost ne znači da se poslovna i pravna dokumenta mogu koristiti bez dodatne pripreme.
Razlike se posebno primećuju u pravnoj, administrativnoj i stručnoj terminologiji. Izraz koji se u svakodnevnom govoru lako razume može imati drugačiju formalnu upotrebu u službenom dokumentu. Upravo zato pripremu dokumentacije za međunarodnu saradnju treba posmatrati kao važan deo poslovnog procesa, a ne kao formalnost koja se rešava neposredno pre predaje papira.
Dobra organizacija omogućava da se potencijalni problemi otkriju na vreme. Time se smanjuje mogućnost vraćanja dokumentacije, traženja dodatnih pojašnjenja i pomeranja rokova koji mogu uticati na početak ili nastavak poslovne saradnje.
Sličnost jezika ne znači i identičnu poslovnu terminologiju
Srpski i hrvatski jezik omogućavaju relativno jednostavnu svakodnevnu komunikaciju, ali se situacija menja kada se koriste stručni i pravni dokumenti. Poslovni ugovori, finansijski izveštaji, potvrde i dokumentacija za institucije sadrže termine čije značenje mora biti potpuno jasno.
Razlike se mogu pojaviti kod naziva institucija, pravnih pojmova, stručnih zvanja i administrativnih procedura. Doslovno prenošenje izraza zato nije uvek najbolje rešenje. Važno je razumeti šta određeni termin predstavlja u pravnom ili poslovnom sistemu države u kojoj će dokument biti korišćen.
Posebna pažnja potrebna je kod ugovora, jer terminološka nepreciznost može promeniti način na koji se određena odredba razume. Prevod zbog toga treba da sačuva značenje originalnog dokumenta, a ne samo njegovu jezičku strukturu.
Koja poslovna dokumenta najčešće zahtevaju dodatnu pripremu?
Kompanije koje posluju sa partnerima u Hrvatskoj mogu koristiti različite vrste dokumentacije, u zavisnosti od prirode saradnje. Među njima su ugovori, punomoćja, izvodi iz registara, osnivačka dokumenta, potvrde i različiti finansijski i administrativni izveštaji.
Nije svakom dokumentu potreban isti postupak pripreme. Interna poslovna komunikacija može imati znatno jednostavnije zahteve od dokumentacije koja se dostavlja državnom organu, sudu ili drugoj zvaničnoj instituciji.
Zbog toga je pre prevoda korisno utvrditi namenu dokumenta. Informacija o tome gde će dokument biti predat može odrediti da li je dovoljan običan stručni prevod ili je potreban prevod sa odgovarajućom overom.
Kada je sudski tumač za hrvatski jezik potreban?
Sudski tumač za hrvatski jezik može biti potreban kada se dokument koristi u zvaničnom pravnom ili administrativnom postupku i kada nadležna institucija zahteva overeni prevod. Uloga sudskog tumača jeste da svojim potpisom i pečatom potvrdi da prevedeni sadržaj odgovara dokumentu koji je dobio na prevod.
Takav zahtev može se pojaviti kod ugovora, punomoćja, sudskih dokumenata, izvoda, određenih poslovnih potvrda ili druge dokumentacije koja se koristi pred institucijama. Ipak, potreba za overom ne treba da se pretpostavlja unapred, jer zavisi od konkretnog postupka i zahteva organa kojem se dokument predaje.
Sličnost srpskog i hrvatskog jezika ne predstavlja razlog da se formalni zahtevi zanemare. Ako institucija traži overeni prevod, međusobna razumljivost jezika ne može zameniti propisanu proceduru.
Ugovori zahtevaju posebnu terminološku preciznost
Poslovni ugovor definiše prava, obaveze, rokove, odgovornost i način postupanja partnera u različitim situacijama. Zbog toga svaki izraz koji se u njemu koristi mora imati jasno i nedvosmisleno značenje.
Posebno osetljivi mogu biti delovi koji uređuju rokove plaćanja, raskid ugovora, odgovornost za štetu, ugovorne kazne ili rešavanje sporova. Jezička sličnost može stvoriti utisak da je značenje pojedinih formulacija očigledno, iako njihov pravni kontekst nije potpuno isti.
Zato je kod ovakvih dokumenata važno izbegavati slobodno preformulisanje sadržaja. Cilj nije da prevedeni ugovor zvuči drugačije ili jednostavnije, već da njegova pravna poruka ostane verna izvornom dokumentu.
Kako proveriti dokumentaciju pre predaje instituciji?
Završna kontrola dokumentacije može sprečiti veliki broj administrativnih problema. Pre predaje potrebno je proveriti da li su dostavljeni svi dokumenti i da li se podaci navedeni u različitim ispravama međusobno podudaraju.
Posebnu pažnju zahtevaju nazivi kompanija, matični i drugi identifikacioni brojevi, imena odgovornih lica, datumi i novčani iznosi. Greška u jednom broju može biti značajnija od očigledne jezičke greške jer menja konkretnu informaciju koju dokument prenosi.
Treba proveriti i da li institucija zahteva original, kopiju, overenu kopiju ili određeni oblik prevoda. Zahtevi mogu zavisiti od vrste postupka, pa prethodno iskustvo sa drugom institucijom nije uvek dovoljno pouzdana smernica.
Zašto je važno planirati vreme za prevod i overu?
Dokumentacija se često priprema tek neposredno pre isteka poslovnog ili administrativnog roka. Takav pristup ostavlja malo prostora za rešavanje problema ukoliko se naknadno ustanovi da nedostaje dokument ili dodatna overa.
Bolje planiranje počinje pravljenjem spiska svih potrebnih dokumenata. Nakon toga može se proveriti šta već postoji, šta treba pribaviti i koji dokument zahteva dodatnu obradu. Na taj način prevod postaje deo planiranog procesa, umesto poslednjeg koraka koji se završava u žurbi.
Vremensku rezervu treba ostaviti i za eventualna pojašnjenja. Ako institucija zatraži dodatni dokument ili drugačiju formu određene isprave, dovoljno vremena omogućava da se zahtev ispuni bez ugrožavanja krajnjeg roka.
Doslednost podataka olakšava međunarodnu saradnju
Kada se tokom saradnje koristi veći broj dokumenata, terminološka i podatkovna doslednost postaju posebno važne. Naziv kompanije, poslovne funkcije, proizvodi i drugi ključni pojmovi treba da budu predstavljeni na isti način kroz povezanu dokumentaciju.
Nedoslednost može izazvati nepotrebne nedoumice. Ako se ista poslovna funkcija ili stručni termin pojavljuje u nekoliko različitih varijanti, partner ili institucija može tražiti dodatno objašnjenje kako bi utvrdila da li termini imaju isto značenje.
Ujednačena dokumentacija zato doprinosi jasnijoj komunikaciji. Ona olakšava pregled ugovora, pratećih potvrda i drugih isprava i smanjuje mogućnost da jezičke razlike postanu administrativni problem.
Dobra priprema dokumentacije štedi vreme u kasnijim fazama
Najveća korist pravilne pripreme često postaje vidljiva tek kada postupak stigne do institucije ili poslovnog partnera. Potpuna i jasno uređena dokumentacija zahteva manje dodatnih pojašnjenja i smanjuje mogućnost vraćanja pojedinih isprava na doradu.
Pre početka postupka zato treba utvrditi svrhu svakog dokumenta, proveriti formalne zahteve i obezbediti odgovarajući prevod kada je potreban. Posebno je korisno ostaviti dovoljno vremena za proveru podataka pre konačne predaje.
Poslovanje između Srbije i Hrvatske može biti administrativno jednostavnije kada se jezička sličnost ne uzima zdravo za gotovo. Razumevanje terminoloških i formalnih razlika omogućava da dokumentacija ispuni svoju svrhu i da poslovna saradnja ne bude usporena problemima koji su mogli biti rešeni unapred.
